Кейс: внедрение Битрикса 24 для производства тротуарной плитки, гипсового и декоративного камня

Компания «Фабрика камня» с 2006 года занимается производством декоративного и гипсового камня, тротуарной плитки и других сопутствующих товаров для строительства и отделки. За время работы компания превратилась из небольшой региональной фирмы в федерального производителя, чья продукция представлена в 18 регионах России. Головной офис «Фабрики камня» находится в Брянске. Внедрение современных технологий, таких как настройка Битрикс24, помогает компании эффективно управлять продажами и взаимодействием с клиентами

Исполнитель: агентство Медиа Кит
Заказчик: компания «Фабрика камня»
Отрасль: производство строительно-отделочных материалов
Штат: более 20 сотрудников
Бизнес-задачи:

• Увеличить продажи
• Настроить и наладить бизнес-процессы
• Упростить работу с клиентами для менеджеров

Автоматизировано:

• Обработка заявок
• Работа с клиентами
• Воронки продаж

Период внедрения Битрикс24: 14 дней
Срок использования CRM: 3 месяца
О необходимости внедрения CRM-системы
Учредитель компании «Фабрика камня» Александр Пашаян рассказал, что с увеличением штата компании и появлением новых подразделений (удаленное производство, бухгалтерия, коммерческий отдел, торговые точки) возникла необходимость объединить всё в единое рабочее пространство. Именно поэтому был сделан выбор в пользу CRM-системы.
Почему выбрали Битрикс24?
Компания рассмотрела несколько вариантов CRM-систем и протестировала их. Выбор пал на Битрикс24, так как сайт компании уже работал на платформе «1С-Битрикс: Управление сайтом». Также отмечена удобность системы и качественная техническая поддержка, что позволяло оперативно получать помощь при необходимости.
Настройка Битрикс24 позволила автоматизировать бизнес-процессы, улучшить управление продажами и работу с клиентами, что способствовало более эффективной деятельности компании.

С помощью внедрения CRM-системы Битрикс24 специалистами агентства Медиа Кит в компании «Фабрика камня» планируется решить следующие задачи:
Увеличение продаж за счёт автоматизации процессов и улучшенной работы с клиентами.
Повышение прогнозируемости и прозрачности продаж, а также более эффективный контроль на всех этапах сделки.
Снижение зависимости от человеческого фактора, что минимизирует вероятность ошибок и упущений в работе с клиентами.
Объединение сотрудников в едином рабочем пространстве, что улучшит коммуникацию и взаимодействие между подразделениями.
Гибкое управление доступом сотрудников к информации, позволяя быстро открывать или закрывать доступ к клиентским данным.
Оптимизация работы менеджеров с заказами, экономия времени за счёт автоматизации рутинных задач и упрощение процесса обработки заявок.

В ходе внедрения CRM-системы Битрикс24 в компании «Фабрика камня» были выполнены следующие ключевые этапы:

1. Регистрация портала и добавление сотрудников. Создано рабочее пространство, в которое были добавлены все сотрудники компании.
2. Настройка организационной структуры. Структура компании теперь наглядно отображает иерархию всех подразделений, офисов и точек продаж, что позволяет быстро определить ответственного сотрудника или отдел за конкретные функции.
3. Настройка CRM:

• Стадии лида. В процессе работы с лидами менеджеры могут легко изменять статус и этап общения с клиентом, что позволяет отслеживать текущее состояние каждого лида (например, уточнение информации или не обработан).
• Воронки продаж. Настроены под разные направления деятельности компании, что позволяет отслеживать количество сделок на каждой стадии в виде диаграммы или таблицы.
• Карточки лида, контакта, компании и сделки. Оптимизированные карточки помогли менеджерам сэкономить значительное количество времени. Все необходимые поля были размещены в удобном порядке, лишние элементы скрыты.

1. Интеграция с телефонией «Мегафон». Все звонки автоматически фиксируются в CRM и хранятся в карточке клиента. Клиенты, совершившие звонки, направляются к личным менеджерам, а руководство может прослушивать записи разговоров для контроля качества работы и анализа спорных ситуаций.
2. Интеграция почтовых ящиков. Все письма сотрудников фиксируются в CRM, и при получении письма с нового адреса автоматически создается лид.
3. Открытые линии и виджет на сайт. Сообщения из всех каналов (чат на сайте, форма заявки, Viber, ВКонтакте, Facebook*, Instagram*, Яндекс.Чат) теперь поступают в CRM, где распределяются между сотрудниками по очереди. Контакты клиентов и история общения сохраняются, и, если клиент уже существует в CRM, его сообщение сразу направляется личному менеджеру.
4. Настройка отчетов:

• Лиды по источникам.
• Все лиды, кроме спама.
• Лиды по ответственному сотруднику и дате создания.
• Некачественные лиды (с указанием причины, ответственного, источника и даты создания).
• Отчет по сделкам (стадии, ответственный, направление сделки, общая сумма и возвраты).

1. Воронка по лидам. Воронка отображает эффективность обработки входящих лидов — от общего количества заявок до количества качественных лидов.

Эти меры позволили существенно упростить и автоматизировать работу менеджеров, улучшить контроль за процессами и обеспечить прозрачность продаж. Настроенные отчёты помогают своевременно выявлять проблемные места, анализировать работу сотрудников и прогнозировать доход компании.

После внедрения CRM-системы Битрикс24 агентством Медиа Кит в компании «Фабрика камня» были достигнуты следующие результаты:

1. Увеличение объема продаж. Автоматизация процессов позволила ускорить работу с клиентами и повысить количество заключенных сделок.
2. Снижение потерь из-за некачественного обслуживания. Благодаря фиксации всех коммуникаций в CRM и точному ведению сделок, снизились ошибки и недочеты при работе с клиентами.
3. Оперативный контроль KPI. Руководство получило возможность в реальном времени отслеживать выполнение ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников и быстро принимать меры в случае отклонений.
4. Полная фиксация всех коммуникаций в CRM. Если один сотрудник отсутствует, другой может легко продолжить его работу благодаря доступу к истории общения и полной информации в карточке клиента.
5. Автоматизация работы с заявками. Все заявки автоматически становятся лидами в системе, что исключает их потерю и ускоряет работу с ними.
6. Фиксация пропущенных звонков. Если клиент не смог дозвониться, система фиксирует это, и сотрудники обязательно перезванивают, что улучшает качество обслуживания.
7. Реальная аналитика и контроль в режиме реального времени. Руководство получило возможность видеть аналитику по всем ключевым показателям компании, а также формировать отчеты и отслеживать выполнение задач.
8. Повышение продуктивности сотрудников. Благодаря упрощению поиска информации о клиентах и автоматизации рутинных задач, менеджеры стали работать эффективнее и быстрее выполнять свои обязанности.

Эти изменения позволили компании «Фабрика камня» существенно оптимизировать внутренние процессы и улучшить клиентский сервис.